外国人役員の個人付きバイリンガル秘書

上司との強い信頼関係を築けることがやりがいです！

舟木 摩紀子 さん

大手外資系医療機器輸入販売会社で外国人役員の個人付きバイリンガル秘書として活躍中の舟木摩紀子さん。

一般的な秘書業務にとどまらず、通翻訳や日本での生活サポートなど、業務は多岐に渡る。「上司との強い信頼関係を築けることにやりがいを感じています」と仕事の魅力を語ってくれた。

所属する部門では販売戦略や顧客分析など主に営業活動の後方支援を行っており、約40名の部員はすべて日本人。

舟木さんの日常的な業務は、会議や出張手配、海外ゲストの受入手配や経費精算などの秘書業務に加えて、部内ミーティングでの通訳やメール、プレゼン資料の翻訳も行っている。さらに、日本での生活サポートなど、オフィス外のケアも含めた幅広い業務を担当している。業務の中での英語の使用が６割以上を占めており、英語を日常的に使用する環境である。

現在舟木さんが担当しているような外国人付き秘書の場合、担当する外国人社員は海外から数年の任期で日本に駐在するため、不慣れな日本での生活サポートも業務に含まれるケースが多い。

職場でのアシスタントという枠を越えて、日本での生活サポートや家族のケアなど広範に渡る業務を通じて、「上司の耳となり口となる」重要なポジションだけに、上司との間に強い信頼関係を構築できる。舟木さんはそこに最もやりがいを感じていると話してくれた。

秘書として働くこと

舟木さんはサポート役を務めるのが好きな性格から秘書の仕事を開始した。当時、先輩である社長付き秘書が憧れだった。

「社長の右腕的な存在で、自分もそういう風になりたいと思いました。」

また同時に「デキるボスにはデキる秘書がつく」ことも実感。「上司が思う存分手腕を発揮する影で、秘書の高い管理能力やコミュニケーション能力が支えていることに気付きました。」その後、カナダへの留学を経て、現在のバイリンガル秘書としてのキャリアを積んでいる。

役員付き秘書ならではの貴重な体験も…

前職の大手外資系外食企業での外国人役員付き秘書（ISSより派遣）時代には、通訳として同行したチャリティイベントで元英王室侯爵夫人と言葉を交わした出来事が印象的な思い出だ。

他にも、懇親会やレセプションなどでは各界の著名人や業界のビジネスリーダーに会う機会もあり、とても刺激になったという。このような華やかな機会に恵まれるのも、役員付きならではの体験と言えるだろう。

バイリンガル秘書に必要なスキルは？

１．英語と日本語の高いコミュニケーション力

「上司と部下との間で橋渡し役となるため、高いスキルが必要です。実際、お互いに誤解している事も良くあるんですよ。」

２．ホスピタリティ

「何も分からない外国で仕事をする相手の身になってサポートをすることを心がけています。また、サポートすることを楽しめるかどうかも大切です。」

３．日本とグローバル社会との文化やビジネス習慣の違いを理解すること

「カルチャーショックでフラストレーションを感じている場合には、雑談の時などにフォローすることもあります。」

　　　

通訳スクールを探していてISSを知り、派遣登録したという舟木さん。

まず、ISSは語学力を活かせる仕事が圧倒的に多いため、選択の幅が広がることが魅力だという。また、スタッフ登録時のスキルチェックや面談を通して、個人の能力や希望のキャリアパス、パーソナリティを把握してくれるため、自分に合った仕事を紹介してもらえることにも満足している。

「コーディネーターの方が親身に話を聞いてくれるので相談しやすいし、自分のニーズを理解してくれているという信頼感があります。」

また、お仕事の紹介にあたっては、

「就業先に営業の方がよく出入りされているので、就業先の状況や雰囲気を良くご存知で、心強いです。就業先の企業とも良い関係を築いているようなので、就業スタートからとてもスムーズに受け入れてもらえたように感じました。」

懐の深い秘書になりたい

これからもバイリンガル秘書の仕事を究めていきたい、と舟木さんは力強く語る。担当する上司はまさに十人十色だが、そこで「いかに自分をカスタマイズして応えていけるか、そこが個人付き秘書の命題だと思います。」

外国人役員は日本での任期終了後は帰国してしまう。しかし、これまでに担当した上司とは帰国後も連絡をとっており、来日時には必ず連絡をくれる。これが私の宝です、と微笑む舟木さん。仕事を通して自分の内面も豊かにしてきた、そんな笑顔が印象的だ。