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秘書・アシスタントのお仕事情報

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コーディネーター青木たかねさんの写真

【コーディネーター】
青木たかね

着実にステップアップしていくためには、キャリアビジョンを持つことが大切です。「できること」、「足りないこと」、「今やるべきこと」が見えてきます。

  • 仕事を知る:秘書

    秘書のお仕事で求められるスキルとは何でしょうか?

  • 必要なスキルとしてはまずコミュニケーション力でしょうか。相手の立場に立って、その方が求めるであろうことを先回りして考えられ、行動に移せる方。臨機応変にテキパキと物事を進められる方。当然ですがビジネスマナーのしっかりした方ですね。

  • 経験のない方が秘書のお仕事に就く場合どのようなキャリアパスが考えられますか?

  • 仮に目標をエグゼクティブセクレタリーとした場合、ご経験のない方が最初からエグゼクティブセクレタリーというのは難しいです。例えばグループセクレタリーなどからスタートされて、ご経験をつまれてエグゼクティブセクレタリーになられるケースが多いです。

  • 秘書のお仕事はどのような種類があるのでしょうか。お仕事の内容について教えて下さい。

  • 秘書には様々なタイプがあり、企業の役員クラスの方に付くエグゼクティブセクレタリー、外国人付き、日本人付きなどのポジションがあります。また部門付きなどのグループセクレタリーの場合、通常の秘書業務に加えてデータや数字の管理などもお任せする場合もあります。またエグゼクティブセクレタリーは上司の方の不在時には、代わって業務を進めていただくケースもありますので、ご経験豊富な方が求められる場合もあります。

    仕事内容はスケジュール管理、会議の準備から海外ビジターの対応など非常に多岐にわたります。また通訳・翻訳が含まれるポジションも多くあります。通訳ではコミュニケーションレベルの逐次通訳などから会議での同時通訳・ウィスパリング、翻訳では社内文書や資料の翻訳、英文レターの作成等のスキルを求められています。専門的な通訳・翻訳のトレーニングを受けられている方を求められるケースもあります。

  • 求められる英語力のレベルはどの程度でしょうか?

  • 求められる英語力ですがポジションによって様々です。外国人付きの場合はビジネスレベルの英語力(読み・書き・会話)から通訳・翻訳をお願いする場合もありますので、それ以上の英語力・日本語運用力を求められるケースもあります。

    英語を使う頻度ですが、読み・書き・会話、全てをフルで使うポジションや、会話は電話や来客応対の際にのみ使い、読み書きが中心のものもあります。例えば英文レターを作成し、資料を読み、それを翻訳するケースなど様々です。

  • なるほど。お仕事によって求められる経験、スキル、英語力も異なるのですね。

  • そうですね。最初から秘書のご紹介が難しい場合でも、グループセクレタリーからご紹介させていただける場合もあります。これまでのご経験がご自身の気付かない意外なお仕事で活かせる場合もありますので、ぜひお気軽にお問い合わせいただければ幸いです。

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